Preparativos de una convivencia

Hola familias!!

Quería compartir con vosotros la montaña rusa 🎢 de emociones que ha sido la organización de esta convivencia y que de paso sirva como guía con los pasos que hay que seguir y lo que hemos aprendido en estas 4 ediciones.

Tener o buscar ayuda para organizarla

¿Lo puede organizar una sola persona? Sí, pero es mucho trabajo y hay que contar con más gente que en determinados momentos te pueda echar una mano (gracias Sara, Andrés, Esther, Tania).

Esta vez, todo empezó en octubre de 2023, cuando un grupo de familias (gracias a todas) que acudió a aquella convivencia (la última que íbamos a organizar 🙂), se puso en contacto con la Comisión de Actividades en Familia, para ayudarnos en la organización de una convivencia para verano. Era justo el tipo de ayuda que nos hacía falta.

Previsión de gente que irá

Empezamos creando un formulario de interés, para determinar qué tamaño de albergue tendríamos que buscar, porque no queríamos dejar fuera a nadie (primer fallo, que las familias tengan interés no quiere decir que las familias vayan a ir).

Búsqueda de albergue

Visto que había muchas familias interesadas, estuvimos buscando albergues con más de 100 plazas (complicado porque no hay tantos y ya se pierden comodidades como habitaciones unifamiliares o baño independiente) y pedimos varios presupuestos. Por tardar unas horas en decidirnos por un albergue, perdimos el que mejor nos encajaba… (segundo fallo, si algo encaja, ciérralo lo antes posible).

Elegimos que fuera en junio porque suele hacer buen tiempo y para poder tener piscina (tercer fallo, todo el mundo tiene la opción de ir a la piscina en el barrio y es un mes propicio para celebrar cumples en el parque y demás, que al final hace que las familias prefieran esos planes antes que ir a la convivencia).

Seguimos buscando albergues, hasta que encontramos el que finalmente fuimos, pero no podían confirmarnos la disponibilidad hasta enero, toda las navidades con la incertidumbre por no haber podido dejarlo cerrado antes.

Inscripción a la convivencia

Una vez nos confirmaron la disponibilidad preparamos el formulario definitivo de inscripción y para entonces, parte de las familias que habían mostrado interés y habían colaborado para organizarlo, ya no podían ir, por lo que podríamos haber cogido un albergue más pequeño…

Pedimos de señal el coste de una persona/noche por cada familia inscrita, creemos que si se vuelve a organizar hay que pedir el pago completo (aunque sea partido en varias veces) para reducir las familias que se dan de baja porque les sale un mejor plan a última hora.

Si quedan plazas, reabrir inscripción

No conseguimos llegar al número mínimo de plazas del albergue para tener exclusividad por lo que seguimos moviéndolo entre las familias para ver si se apuntaban más según nos acercábamos a la fecha de la convivencia, porque otros años, las familias se han ido apuntando más tarde.

Pero este año, cada vez que recordábamos lo de la convivencia a las familias, en lugar de tener nuevas inscripciones, se desapuntaban más familias, sobre todo en las últimas semanas, hasta el punto que desde la Comisión nos planteamos anular la convivencia. Fue el momento más duro de la organización. Pero la señal que habíamos dado era mayor que el dinero que nos faltaba por pagar, así que nos liamos la manta a la cabeza y seguimos adelante.

Reconocimiento del terreno

A un mes vista fuimos a ver el albergue y las distintas rutas que podíamos hacer por allí, para buscar alguna que fuera asequible para todos, de 3 años en adelante.

Resolución de dudas y envío de agenda

Los últimos días tocaban los líos típicos: confirmar plazas, comunicar alergias, organizar el picnic para la comida del sábado, dudas de última hora (hay que llevar sábanas? secador de pelo?), organizar habitaciones, agrupar familias sin coche con familias con coche, mandar la lista de cosas a llevar y una breve descripción de la agenda.

Y con todo esto… llega el día de la convivencia, se va al cole, recogemos a los peques y nos vamos a la convivencia.

Continua en el post resumen de la convivencia. 😉